Aanvragen voor documenten
Laatst gecontroleerd op
Bij Aanvragen voor documenten staat elke aanvraag voor een document dat je op verzoek deelt. Je keurt elke aanvraag goed of af en ziet daarna wie welke versie kreeg, wie besloot en wanneer het document is gedownload.
Waarom dit je organisatie beschermt
Een document dat je organisatie heeft verlaten, haal je niet meer terug. Daarom wordt er niets vanzelf verstuurd: iemand van je workspace kijkt wie erom vraagt en beslist. Omdat vastligt wie welke versie heeft gekregen, onder welke NDA en wanneer die is gedownload, kun je een klant of auditor die vraagt waar je vertrouwelijke documenten zijn gebleven, gewoon antwoord geven.
Stappen
- Open Aanvragen voor documenten in de groep Aantonen. Het getal ernaast in het menu laat zien hoeveel aanvragen wachten.
- Kijk wie het vraagt: de naam, de organisatie en het e-mailadres bij Aangevraagd door.
- Klik op NDA om te zien welke geheimhoudingsafspraken de aanvrager heeft geaccepteerd en wanneer.
- Klik op Goedkeuren om de aanvrager per e-mail een persoonlijke link naar de huidige versie te sturen, of op Afwijzen voor een kort bericht zonder reden.
- Gebruik de filters Status en Document om eerdere aanvragen terug te vinden.
Elke regel toont wanneer de aanvraag binnenkwam (Aangevraagd op), wie hem stuurde, het Document, de Status, de Versie die de aanvrager kreeg, wie besloot (Besloten door) en wanneer, en wanneer het document voor het eerst is Gedownload. Is het vaker gedownload, dan staat het aantal keer eronder.
De statussen
- Wacht op besluit: er is nog niet beslist. Er is niets verstuurd.
- Goedgekeurd: de aanvrager heeft een persoonlijke link naar de getoonde versie gekregen.
- Link verlopen: de aanvraag is goedgekeurd, maar de link werkt niet meer.
- Afgewezen: de aanvrager heeft bericht gekregen dat de aanvraag niet is toegekend.
De aanvrager heeft op je trustpagina zijn naam, zakelijk e-mailadres en organisatie ingevuld en de NDA geaccepteerd voordat de aanvraag bij jou kwam. Welke documenten aan te vragen zijn, en met welke NDA, stel je in bij Documenten op verzoek.
Als het niet lukt
Ik zie Aanvragen voor documenten niet in het menu
Alleen de eigenaar en de leden van de workspace zien aanvragen en beslissen erover. Een adviseur niet.
Bij een aanvraag staan geen knoppen Goedkeuren en Afwijzen
Je beslist alleen over een aanvraag die nog op een besluit wacht. Wil je dat verstuurde links niet meer werken, zet dan Beschikbaar op verzoek uit voor het document bij Documenten op verzoek.
De status is Link verlopen
De persoonlijke link werkt zeven dagen na goedkeuring. Heeft de aanvrager het document nog nodig, vraag dan om het opnieuw aan te vragen via de trustpagina.
Er kwam een aanvraag binnen, maar ik kreeg geen e-mail
De melding per e-mail gaat naar de eigenaren van de workspace. Leden zien nieuwe aanvragen op dit scherm.
Schermen waar dit over gaat
- Aanvragen voor documenten