Leden en adviseurs
Laatst gecontroleerd op
Op Leden zie je wie toegang heeft tot deze workspace en met welke rol: eigenaar, lid of adviseur. Een eigenaar voegt mensen toe, wijzigt hun rol en bepaalt welke onderdelen een externe adviseur mag bewerken.
Waarom dit je organisatie beschermt
Niet iedereen die in je managementsysteem werkt, heeft dezelfde rechten nodig. Een adviseur die je naar certificering helpt, moet kunnen meelezen en reageren, maar hoeft niet te bepalen wie er nog meer binnenkomt of je facturen te zien. Met een duidelijke rol per persoon beperk je de schade van een vergissing of een overgenomen account, en laat je een auditor eenvoudig zien wie wat kan wijzigen (ISO 27001 beheersmaatregel 5.15 over toegangsbeveiliging vraagt je daarover na te denken).
Stappen
- Open Leden in de groep Workspace.
- Bekijk de lijst: bij elke persoon zie je het e-mailadres, de rol en de bewerkrechten.
- Wil je iemand toevoegen, gebruik dan de knop voor een nieuw record boven de lijst, kies de persoon bij Gebruiker en kies een Rol.
- Zet bij een adviseur onder Bewerkrechten een vinkje bij de onderdelen die hij mag wijzigen. Laat je het leeg, dan mag hij alleen lezen en reageren.
- Om een rol te wijzigen of iemand te verwijderen, open je het menu aan het eind van de regel en kies je bewerken of verwijderen.
Iedereen in een workspace heeft precies één rol. Wat iemand kan, volgt uit die rol, op elk scherm.
De drie rollen
- Eigenaar: beheert de workspace zelf. Alleen een eigenaar voegt mensen toe en verwijdert ze, regelt het abonnement, wijzigt het adres van de workspace, importeert uit Vanta en exporteert de gegevens.
- Lid: werkt dagelijks in het managementsysteem, zonder die beheertaken.
- Adviseur: een gast, bijvoorbeeld een implementatiepartner of consultant. Een adviseur kan altijd lezen en reageren. Bewerkrechten zet je per onderdeel aan: Mensen, Beleid en documenten, Normen en certificering, Organisatie, Verbetering, en Risico's en maatregelen. Een adviseur nodigt nooit anderen uit, ziet het abonnement niet en kan de workspace niet verwijderen.
De lijst lezen
De kolom Bewerkrechten laat zien welke onderdelen een adviseur mag wijzigen. Staat er niets aangevinkt, dan zie je Alleen lezen. Bij eigenaren en leden blijft deze kolom leeg, omdat hun rol al bepaalt wat ze kunnen.
Wie lid is van meer dan één workspace, kan in elke workspace een andere rol hebben. Wisselen gaat via Wissel van workspace.
Als het niet lukt
Ik kan niemand toevoegen, wijzigen of verwijderen
Dat kan alleen een eigenaar van de workspace. Leden en adviseurs zien de lijst wel, maar kunnen hem niet aanpassen.
De persoon die ik wil toevoegen, staat niet in de lijst bij Gebruiker
In die lijst staan alleen mensen die al een account bij Trustbird hebben. Iemand zonder account kun je nog niet kiezen.
Ik kan een eigenaar niet verwijderen
Een workspace houdt altijd minstens één eigenaar. Maak eerst iemand anders eigenaar en verwijder of wijzig daarna de ander.
Het veld Bewerkrechten verschijnt niet
Dat veld zie je alleen bij de rol Adviseur. Eigenaren en leden kunnen al alles bewerken wat hun rol toestaat.
Schermen waar dit over gaat
- Leden