Afwijkingen
Laatst gecontroleerd op
Hier leg je vast wat niet ging zoals afgesproken, en volg je het op: de directe correctie, de oorzaak, de corrigerende maatregelen en de controle of die werken.
Waarom dit je organisatie beschermt
Een fout die je alleen herstelt, komt terug. Pas als je de oorzaak vindt en wegneemt, en daarna nagaat of dat gelukt is, voorkom je herhaling. Klanten en auditors kijken precies daarnaar: niet of er iets misging, maar of je er iets aan deed dat werkt. In ISO 27001 staat dit in clausule 10.2.
Stappen
- Open Afwijkingen in de groep Verbeteren en kies Afwijking aanmaken.
- Beschrijf bij Wat ging er mis het probleem, kies bij Gevonden via waar het vandaan kwam, vul de datum en de eigenaar in en klik op Aanmaken.
- Leg onder Correctie vast wat je direct deed om de gevolgen te beperken, en wanneer.
- Beschrijf onder Oorzaak waarom het gebeurde.
- Zet de corrigerende maatregelen als taken onder Corrigerende maatregelen, met Taak aanmaken of Bestaande taak koppelen.
- Zijn de taken uitgevoerd, vul dan onder Controleren of het werkt de datum, de uitkomst en de manier van controleren in.
- Is de uitkomst Doeltreffend, kies dan Afsluiten.
Vier stappen
Het formulier volgt de volgorde waarin je een afwijking afhandelt.
- Wat ging er mis: een korte titel, een omschrijving, wanneer het gevonden is en wie de eigenaar is. Bij Gevonden via kies je Interne audit, Externe audit, Incident, Klacht of Eigen waarneming.
- Correctie: wat je meteen deed om de gevolgen te beperken, zoals een account blokkeren of een bestand terugzetten.
- Oorzaak: waarom het kon gebeuren. Hoe scherper de oorzaak, hoe gerichter de maatregelen.
- Controleren of het werkt: nadat de corrigerende maatregelen zijn uitgevoerd, ga je na of de oorzaak echt weg is. Je legt vast wanneer je dat deed, de Uitkomst en Hoe je het controleerde.
Waar het staat
In de lijst zie je per afwijking in de kolom Waar het staat wat de volgende stap is: Correctie nodig, Oorzaak nodig, Controleren of het werkt, Nog niet doeltreffend, Klaar om af te sluiten of Afgesloten. Je kunt ook filteren op Gevonden via.
Afsluiten
Afsluiten legt vast wie de afwijking afsloot en wanneer. Daarna blijft ze leesbaar, met alles wat je vastlegde, maar is ze niet meer te wijzigen.
Een afwijking kan ook ontstaan vanuit een incident of een bevinding in een interne audit. Trustbird vult dan alvast in wat bekend is.
Als het niet lukt
De knop Afsluiten verschijnt niet
Afsluiten kan pas als er bij Controleren of het werkt een datum staat en de uitkomst Doeltreffend is. Was de uitkomst Niet doeltreffend, voeg dan nieuwe corrigerende maatregelen toe en controleer opnieuw.
Ik zie mijn afgesloten afwijkingen niet meer
De lijst toont standaard alleen open afwijkingen. Zet het filter Status op Afgesloten om ze terug te zien. Een afgesloten afwijking kun je bekijken, maar niet meer wijzigen of verwijderen.
Ik krijg een melding bij Gecontroleerd op of Uitkomst
Die twee velden horen bij elkaar. Vul je er een in, dan is de ander ook verplicht.
Ik kan geen afwijking aanmaken
Eigenaren en leden kunnen afwijkingen aanmaken, bijwerken en afsluiten. Een adviseur kan dat alleen met bewerkrechten voor de module Verbetering. Verwijderen kan alleen een eigenaar of lid, en alleen zolang de afwijking open is.
Schermen waar dit over gaat
- Afwijkingen