Externe audits
Laatst gecontroleerd op
Bij Externe audits staan de audits van je certificerende instelling voor elk certificaat, van surveillance tot hercertificering. Je legt vast wanneer ze plaatsvonden, wat de uitkomst was en wat de auditor vond, met de deadline voor je reactie.
Waarom dit je organisatie beschermt
Je certificaat blijft alleen geldig als de certificerende instelling blijft terugkomen en tevreden is met wat ze ziet. Mis je een surveillance-audit of de deadline voor een grote afwijking, dan loop je het risico het certificaat kwijt te raken waar je klanten op rekenen. Staan de cyclus en de bevindingen hier, dan hoeft niemand de data te onthouden, en wordt elke bevinding die werk vraagt een afwijking die je tot het einde opvolgt.
Stappen
- Open Externe audits in de groep Aantonen. De audits van elk certificaat zijn al gepland.
- Klik op Bewerken bij een audit die heeft plaatsgevonden en vul Uitgevoerd op, de Auditor en de Uitkomst in. Sla op.
- Voeg onder Bevindingen alles toe wat de auditor vond: de soort Bevinding, de Eis als die er is, Wat de auditor vond en de Deadline.
- Klik bij een grote of kleine afwijking op Afwijking openen om hem op te volgen op het scherm Afwijkingen.
- Klik voor een audit buiten de vaste cyclus, zoals een extra audit na een scopewijziging, op Externe audit aanmaken.
Elke regel toont het Certificaat met de norm, het Moment (Initiële audit, Surveillance jaar 1, Surveillance jaar 2 of Hercertificering), de datum Gepland op en Uitgevoerd op, de Auditor, het aantal Bevindingen en de Uitkomst. Is een geplande datum verstreken zonder dat de audit is vastgelegd, dan is die gemarkeerd. Met het filter Uitgevoerd zie je alleen wat nog komt, of alleen wat al gedaan is.
Uitkomst en bevindingen
De Uitkomst is de aanbeveling van de certificerende instelling: Aanbevolen, Aanbevolen na corrigerende maatregelen of Niet aanbevolen. Een bevinding is een Grote afwijking, een Kleine afwijking, een Observatie of een Kans voor verbetering. Je kunt hem koppelen aan een eis van de norm waar het certificaat bij hoort, zodat je later ziet over welk deel van je systeem hij ging.
Een afwijking die je vanuit een bevinding opent, is een gewone afwijking, met de correctie, de oorzaak en de controle of de oplossing werkt. De bevinding toont dan in welke fase die is. Een bevinding waaruit een afwijking is geopend, kun je niet meer verwijderen.
De eigenaar en de leden kunnen audits en bevindingen vastleggen en wijzigen, net als adviseurs met bewerkrechten voor Normen en certificering. Alleen de eigenaar en de leden kunnen een audit verwijderen.
Als het niet lukt
De lijst is leeg
Audits worden gepland vanuit een certificaat. Leg eerst je certificaat vast bij Certificaten, dan verschijnt de cyclus hier.
Opslaan lukt niet omdat Uitkomst verplicht is
Zodra je Uitgevoerd op invult, is de Uitkomst verplicht. Laat Uitgevoerd op leeg zolang de audit nog gepland staat.
Ik kan het certificaat of het moment van een bestaande audit niet wijzigen
Die liggen vast zodra de audit bestaat. Pas in plaats daarvan de datum Gepland op aan, of voeg een aparte audit toe voor een ander moment.
De Deadline van een bevinding is gemarkeerd
De deadline is verstreken en de gekoppelde afwijking is nog niet afgesloten. Sluit de afwijking af, of spreek een nieuwe datum af met de certificerende instelling en pas de deadline aan.
Schermen waar dit over gaat
- Externe audits