Leveranciers
Laatst gecontroleerd op
Bij Leveranciers leg je vast wie wat aan je organisatie levert, hoe kritiek dat is, wie de relatie beheert, of ze persoonsgegevens verwerken en wanneer je ze voor het laatst beoordeelde. Je kunt ze ook een vragenlijst sturen.
Waarom dit je organisatie beschermt
Je hostingpartij, je e-maildienst en je supporttool werken allemaal met data waar jij verantwoordelijk voor bent. Heeft een van hen een datalek, dan vragen je klanten wat jij wist en wat je had gecontroleerd. Als je je leveranciers bijhoudt en de belangrijke regelmatig beoordeelt, kun je die vraag beantwoorden. ISO 27001 behandelt dit in de maatregelen voor leveranciers in Annex A, vanaf beheersmaatregel 5.19.
Stappen
- Open Leveranciers in de groep Organisatie.
- Klik op Leverancier aanmaken.
- Vul de Naam en Wat ze leveren in, en kies de Status en Kriticiteit. Die twee zijn verplicht.
- Kies een Eigenaar en zet Verwerkt persoonsgegevens aan als dat zo is.
- Vul onder Beoordeling Laatst beoordeeld, Volgende beoordeling en de Uitkomst in, en klik op Aanmaken.
- Kies op de regel van de leverancier Taken voor leverancier klaarzetten om de vervolgtaken voor een nieuwe leverancier aan te maken.
- Stop je met een leverancier, kies dan Afstoten, vul de Datum van afstoten in en klik op Verzenden.
De lijst toont per leverancier de Naam, Status, Kriticiteit, Eigenaar, of hij Verwerkt persoonsgegevens en de datum van de Volgende beoordeling. Een beoordeling die te laat is, krijgt een markering met de datum waarop hij gepland stond; zonder datum staat er Niet gepland. Je kunt filteren op Status en Kriticiteit.
De velden
- Wat ze leveren Wat deze leverancier voor je doet, in je eigen woorden. Bijvoorbeeld: host onze productiedatabase.
- Status Actief, Inactief of Afgestoten.
- Kriticiteit Laag, Gemiddeld, Hoog of Kritiek. Een leverancier die je geen dag kunt missen is meestal Hoog of Kritiek.
- Eigenaar De persoon die de relatie beheert en zorgt dat de beoordeling gebeurt.
- Beoordeling Wanneer je de leverancier voor het laatst bekeek, wat eruit kwam en wanneer je opnieuw kijkt.
Vragenlijsten
Op de pagina van een leverancier stuur je met Uitnodigen voor een vragenlijst een vragenlijst naar een contactpersoon bij de leverancier. Je kiest de Vragenlijst, de Naam contactpersoon en het E-mailadres contactpersoon, de taal, eventueel een datum bij Beantwoorden vóór en een Persoonlijk bericht. De contactpersoon krijgt een link per e-mail en antwoordt met een gratis leveranciersaccount. Is de vragenlijst ingediend, dan lees je de antwoorden via Antwoorden en kun je hem Markeren als bekeken. De antwoorden worden bewijs met de status in beoordeling; jij beslist of ze tellen. Opnieuw sturen stuurt een nieuwe link en Intrekken zet de link buiten werking.
Taken
Het onderdeel Taken op de pagina van een leverancier toont de gekoppelde taken. Taken voor leverancier klaarzetten maakt de taken uit de taaksjablonen aan, zoals de leverancier beoordelen en de verwerkersovereenkomst vastleggen.
Als het niet lukt
In de kolom Volgende beoordeling staat Te laat sinds
De geplande beoordelingsdatum is voorbij. Beoordeel de leverancier en vul daarna de nieuwe datum bij Laatst beoordeeld, de Uitkomst en een nieuwe Volgende beoordeling in.
Ik kan de leverancier niet uitnodigen voor een vragenlijst
Een afgestoten leverancier kun je niet uitnodigen. Verder heb je bewerkrechten voor de module Organisatie nodig; een adviseur heeft die alleen als de eigenaar van de workspace ze geeft.
Een afgestoten leverancier staat nog in de lijst
Dat is de bedoeling. Een afgestoten leverancier krijgt de status Afgestoten en blijft zichtbaar, zodat je geschiedenis compleet blijft. Filter op de Status Actief om alleen de huidige leveranciers te zien.
Ik zie Leverancier aanmaken niet
Voor een nieuwe leverancier heb je bewerkrechten voor de module Organisatie nodig. Alleen eigenaren en leden kunnen een leverancier verwijderen.
Schermen waar dit over gaat
- Leveranciers