Mensen
Laatst gecontroleerd op
Mensen toont iedereen die voor je organisatie werkt, met soort dienstverband en status. Hier leg je ook trainingen en certificaten vast en zet je de taken klaar als een collega begint of vertrekt.
Waarom dit je organisatie beschermt
Veel beveiligingsproblemen in kleine softwarebedrijven beginnen bij een account dat er niet had mogen zijn: een oud-freelancer die nog kan inloggen, of een nieuwe ontwikkelaar die nooit meerfactorauthenticatie aanzette. Weten wie er voor je werkt, en in welke hoedanigheid, is het begin van elke beslissing over toegang en van elke controle bij in- en uitdiensttreding. ISO 27001 vraagt hierom in de maatregelen voor mensen in Annex A (sectie 6), zoals de stappen voor, tijdens en na het dienstverband.
Stappen
- Open Mensen in de groep Organisatie.
- Klik rechtsboven op de knop om een persoon aan te maken en vul voornaam, achternaam, e-mailadres, soort dienstverband en status in. Alle vijf zijn verplicht.
- Sla de persoon op. Hij staat nu met zijn status in de lijst.
- Begint iemand, open dan het menu aan het eind van zijn regel en kies Collega begint. Bevestig met Taken aanmaken.
- Vertrekt iemand, kies dan Collega vertrekt in hetzelfde menu en pas de status aan.
- Open een persoon om trainingen en certificaten toe te voegen onder Kwalificaties.
De lijst toont per persoon de Naam met het e-mailadres eronder, de Teams, de Functies en de Status. Je kunt zoeken op naam en e-mailadres.
Dienstverband en status
Het soort dienstverband zegt hoe iemand voor je werkt: Medewerker, Ingehuurd, Freelancer, Adviseur of Stagiair. De status volgt de persoon door de tijd: Start binnenkort, Actief, Gaat weg en Vertrokken. Houd de status bij, want zo zie je het snelst wie nog toegang hoort te hebben.
Op de pagina van een persoon
- Kwalificaties Trainingen en certificaten, elk met Soort, Titel, de datum Behaald op, eventueel Geldig tot en een bestand als Bewijs. Dekt het een competentie die een van zijn functies vraagt, kies die dan bij Voldoet aan competentie. Het Overzicht competenties gebruikt die koppeling.
- Gelezen documenten Welke vastgestelde documenten deze persoon moest lezen en of hij ze heeft bevestigd. Bevestigen gebeurt op zijn eigen pagina Te lezen documenten, niet hier.
- Taken De taken die aan deze persoon gekoppeld zijn, ook die van Collega begint of Collega vertrekt.
Beginnen en vertrekken
Collega begint en Collega vertrekt maken een vaste reeks taken aan uit de taaksjablonen, elk met een eigenaar, een termijn en de reden waarom het ertoe doet. Denk aan een account aanmaken en meerfactorauthenticatie aanzetten bij een nieuwe collega, en toegang intrekken en de laptop innemen bij een vertrekker.
Als het niet lukt
Ik zie de knop om iemand toe te voegen niet
Alleen eigenaren en leden kunnen mensen toevoegen of verwijderen. Een adviseur met bewerkrechten voor de module Mensen kan bestaande mensen wijzigen, maar niemand toevoegen of verwijderen.
Collega begint maakte geen taken aan
Trustbird maakt een taak niet dubbel aan zolang dezelfde taak voor deze persoon nog openstaat, en een sjabloon dat uit staat maakt niets aan. De eigenaar van de workspace kan dat nakijken bij Taaksjablonen.
De kolommen Teams en Functies zijn leeg
Je koppelt mensen aan een team op het scherm Teams en aan een functie op het scherm Functies. De kolommen hier tonen het resultaat.
Bewijs uploaden bij een kwalificatie lukt niet
Het bestand mag hoogstens 12 MB zijn. Als adviseur heb je voor kwalificaties ook bewerkrechten voor de module Verbetering nodig.
Schermen waar dit over gaat
- Mensen