Auditlog
Laatst gecontroleerd op
Het Auditlog laat zien wie welk record in deze workspace heeft aangemaakt, gewijzigd of verwijderd, wanneer, en wat de oude en nieuwe waarden zijn. Niemand kan een regel aanpassen of weghalen, ook een eigenaar niet.
Waarom dit je organisatie beschermt
Als er iets misgaat, zijn de eerste vragen wie wat heeft gewijzigd, en wanneer. Een logboek dat niemand kan aanpassen, beantwoordt die vragen betrouwbaar, ook na een incident of een meningsverschil. Het laat een auditor bovendien zien dat wijzigingen in je managementsysteem herleidbaar zijn (ISO 27001 beheersmaatregel 8.15 vraagt je logboeken van activiteiten bij te houden en te beschermen).
Stappen
- Open Auditlog in de groep Workspace.
- De nieuwste regels staan bovenaan. Klik op de kolom Wanneer om de volgorde om te draaien.
- Lees per regel Wie het deed, de Handeling en het Record waar het om gaat.
- Kijk bij Oude en nieuwe waarden wat er precies is veranderd.
Iedereen in de workspace kan het logboek lezen, adviseurs ook. Het toont alleen wijzigingen aan records binnen deze workspace.
De kolommen
- Wanneer: datum en tijd van de handeling.
- Wie: de persoon die het deed, een contactpersoon van een leverancier, of Systeem.
- Handeling: Aangemaakt, Gewijzigd, Verwijderd, Ingelogd, Vastgesteld, Gelezen en bevestigd, Afgesloten, Voorstel beoordeeld, Lid toegevoegd, Rol van lid gewijzigd of Lid verwijderd.
- Record: de soort record en het kenmerk ervan.
- Oude en nieuwe waarden: wat de velden waren vóór en na de wijziging.
Ingelogd verschijnt als iemand via Wissel van workspace vanuit een andere workspace in deze workspace aankomt. Het volledige logboek zit ook in elke gegevensexport.
Wijzigingen in de leden
Wie in de workspace zit, en met welke rol, bepaalt wie je bewijs kan zien en wijzigen. Daarom worden ook het toevoegen van een lid, het wijzigen van zijn rol en het verwijderen vastgelegd, via Leden en adviseurs. In de kolom Record staat dan de workspace zelf. Bij Oude en nieuwe waarden zie je de naam en het e-mailadres van de gebruiker, de rol en, bij een adviseur, de onderdelen die hij mag bewerken. Naam en e-mailadres blijven leesbaar, ook als dat account later verdwijnt.
Als het niet lukt
Bij Wie staat Systeem
De wijziging is niet door een persoon gedaan, maar bijvoorbeeld door een taak op de achtergrond zoals een import. Vult een leverancier een vragenlijst in, dan zie je zijn naam met (leverancier) erachter.
De tekst bij Oude en nieuwe waarden is afgekapt
Lange wijzigingen worden in de tabel ingekort. Aan het begin van de tekst zie je om welke velden het gaat.
Ik kan een onjuiste regel niet verwijderen
Dat is bewust zo. Het logboek is voor elke rol alleen te lezen, zodat je erop kunt vertrouwen. Corrigeer in plaats daarvan het record zelf: die correctie verschijnt als nieuwe regel.
Schermen waar dit over gaat
- Auditlog