Documenten
Laatst gecontroleerd op
Op Documenten beheer je je beleid, procedures, werkinstructies, formulieren en registraties. Elk document heeft versies: je schrijft een concept, stelt het vast, en vraagt collega's het te lezen en te bevestigen.
Waarom dit je organisatie beschermt
Als afspraken alleen in hoofden of in losse bestanden staan, weet een nieuwe collega niet wat er van hem verwacht wordt, en kan niemand zeggen welke versie geldt. Een vastgesteld document met een eigenaar, een datum en een lijst van wie het gelezen heeft, laat zien dat de afspraak bestaat, dat iemand ervoor instaat en dat het team hem kent. ISO 27001 vraagt in clausule 7.5 om zulke beheerste documentatie, en in clausule 5.2 om een vastgesteld informatiebeveiligingsbeleid.
Stappen
- Open Documenten in de groep Maatregelen en bewijs en klik op de knop om een nieuw document aan te maken.
- Vul Titel en Soort in, beschrijf bij Waar dit document voor is het doel, en kies een Eigenaar, Beoordelaar en Volgende herziening.
- Schrijf onder Eerste versie de tekst, of laat die leeg en voeg later een concept toe. Sla op.
- Pas het concept zo nodig aan onder Versies met Concept bewerken.
- Klik bij de conceptversie op Vaststellen. Daarmee wordt het de huidige versie.
- Klik bij de vastgestelde versie op Vragen om te lezen en kies de collega's die het moeten lezen.
- Wil je later iets wijzigen, klik dan op Nieuw concept. Het begint bij de tekst van de huidige versie.
Soorten documenten
Alle gedocumenteerde informatie staat op één scherm, met een soort: Beleid, Procedure, Werkinstructie, Formulier of Registratie. Je kunt de lijst filteren op Soort. Per document zie je de eigenaar, de huidige versie en de datum van de volgende herziening. Een verstreken datum is gemarkeerd.
Versies en vaststellen
Een versie begint als Concept en is dan nog te bewerken. Na Vaststellen heeft ze de status Vastgesteld en is ze niet meer te wijzigen. De vorige versie krijgt dan de status Vervangen, maar blijft leesbaar met Lezen. Bij elke versie zie je wie haar vaststelde en wanneer. Een document zonder vastgestelde versie toont Nog niet vastgesteld.
Lezen en bevestigen
Collega's die je vraagt een versie te lezen, zien die onder Te lezen documenten in de groep Vandaag. Daar openen ze haar en bevestigen ze dat ze haar gelezen hebben. In de kolom Gelezen zie je hoeveel bevestigingen er zijn, en met Wie heeft dit gelezen zie je per persoon wie al bevestigde. Stel je later een nieuwe versie vast, dan worden dezelfde collega's opnieuw gevraagd.
Als het niet lukt
Ik zie de knop Vaststellen niet
Alleen de eigenaar van het document of de eigenaar van de workspace kan vaststellen. Je telt als eigenaar van het document als het e-mailadres van die persoon onder Mensen gelijk is aan het e-mailadres waarmee je inlogt.
Ik zie de knop Nieuw concept niet
Er is al een concept voor dit document. Bewerk dat met Concept bewerken, of stel het eerst vast.
Ik zie Vragen om te lezen niet bij een versie
Die knop staat alleen bij een vastgestelde versie, en alleen zolang er leden van de workspace zijn die nog niet gevraagd zijn.
Ik kan niets aanmaken of bewerken
Bewerken is voor de eigenaar en de leden van de workspace. Een adviseur heeft daarvoor bewerkrechten nodig op de module Beleid en documenten.
Schermen waar dit over gaat
- Documenten