Te lezen documenten
Laatst gecontroleerd op
Te lezen documenten toont het vastgestelde beleid en de procedures die je gevraagd bent te lezen. Je opent elk document, leest het en bevestigt dat je dat gedaan hebt. Trustbird legt vast wie welke versie wanneer bevestigde.
Waarom dit je organisatie beschermt
Beleid dat niemand gelezen heeft, verandert niets aan hoe mensen werken. Door collega's de afspraken die voor hen gelden te laten lezen en bevestigen, weet je dat ze die kennen, en kun je dat ook laten zien. Vraagt een klant of auditor of medewerkers het beveiligingsbeleid kennen, dan beantwoorden de bevestigingen dat per persoon en per versie. ISO 27001 verwacht dat mensen het beleid kennen en weten wat hun eigen rol daarin is (clausule 7.3).
Stappen
- Open Te lezen documenten in de groep Vandaag.
- Zoek de documenten met de status Nog niet bevestigd.
- Klik op Bekijken om de tekst van die versie te openen.
- Lees hem door en klik onderaan op Bevestigen dat ik het heb gelezen.
- De status wordt Bevestigd. Met Lezen open je de tekst later opnieuw.
Deze pagina is je eigen leeslijst. Er staan alleen documenten op die aan jou persoonlijk gevraagd zijn, nooit die van collega's.
De kolommen zijn Document, Versie, Gevraagd op en Status. Het nieuwste verzoek staat bovenaan.
Waar de verzoeken vandaan komen
Op het scherm Documenten kiest de eigenaar van een document of de eigenaar van de workspace met Vragen om te lezen welke leden een vastgestelde versie moeten lezen. Alleen vastgestelde versies kun je laten lezen, zodat je altijd de tekst leest die echt geldt. Onder Lezers bij die versie zien ze wie bevestigde en wie nog niet.
Wat er wordt vastgelegd
Bij elke bevestiging wordt vastgelegd wie bevestigde, welke versie en op welk moment. Dat komt in het auditlog en is achteraf niet te wijzigen. Het scherm van een persoon onder Mensen laat ook zien welke vastgestelde documenten die persoon bevestigde.
Als het niet lukt
De lijst zegt Er is nu niets te lezen
Niemand heeft je nog gevraagd een document te lezen. Lezers worden gekozen op het scherm Documenten, bij een vastgestelde versie, met Vragen om te lezen.
Ik heb per ongeluk een document bevestigd
Een bevestiging is niet te wijzigen of te verwijderen, zodat de vastlegging betrouwbaar blijft. Heb je vragen over de inhoud, bespreek die dan met de eigenaar van het document.
Een document dat ik al bevestigde, staat weer in de lijst
Er is een nieuwe versie van dat document vastgesteld. Iedereen die de vorige versie moest lezen, krijgt de nieuwe opnieuw.
Ik wil collega's vragen een document te lezen, maar zie Vragen om te lezen niet
Vragen om te lezen staat bij de vastgestelde versie van een document op het scherm Documenten, voor de eigenaar van het document en de eigenaar van de workspace.
Schermen waar dit over gaat
- Te lezen documenten