Interne audits
Laatst gecontroleerd op
Hier plan je per jaar je interne audits, leg je vast wie ze uitvoert en waarom die onafhankelijk is, noteer je de bevindingen per eis en download je het rapport.
Waarom dit je organisatie beschermt
Een interne audit is je eigen generale repetitie. Je vindt zwakke plekken voordat een klant of een externe auditor dat doet, en je hebt tijd om ze op te lossen. Omdat niemand zijn eigen werk goed kan beoordelen, legt de auditor vast waarom hij onafhankelijk is. ISO 27001 vraagt in clausule 9.2 om een auditprogramma waarin alles binnen de cyclus aan bod komt.
Stappen
- Open Interne audits in de groep Verbeteren en kies Interne audit aanmaken.
- Vul onder Planning het onderwerp, het programmajaar en de geplande datum in. Kies de eisen die de audit behandelt en beschrijf de criteria. Klik op Aanmaken.
- Kies onder Auditor wie de audit uitvoert, bevestig de onafhankelijkheid en leg uit waarom de auditor onafhankelijk is.
- Leg na de audit onder Resultaat de datum van uitvoering en de conclusie vast.
- Voeg onder Bevindingen per eis toe wat de audit vond.
- Is een bevinding een kleine of grote afwijking, kies dan bij die bevinding Afwijking openen.
- Download het rapport met Rapport downloaden bovenaan de pagina, of met Rapport in de lijst.
Het auditprogramma
Elke audit hoort bij een Programmajaar. De lijst groepeert de audits per jaar, zodat je ziet wat er dit jaar gepland staat en wat al is uitgevoerd. De kolom Status toont Gepland of Uitgevoerd, en Bevindingen het aantal bevindingen.
Bij Onderwerp schrijf je wat je audit, zoals toegangsbeheer of leveranciersbeheer. Bij Eisen kies je de eisen uit je ingevoerde normen die de audit behandelt. Bij Criteria leg je vast waartegen je audit: je eigen beleid, een procedure of de eis zelf.
De auditor
Een interne auditor audit niet zijn eigen werk. Kies de auditor uit de mensen van je organisatie en leg uit waarom die onafhankelijk is van wat geaudit wordt, bijvoorbeeld omdat hij bij een andere afdeling werkt. Een externe adviseur die voor je audit, kan ook als adviseur in de workspace de audit bijwerken als de eigenaar hem bewerkrechten geeft voor de module Verbetering.
Bevindingen
Per bevinding kies je het soort (Conformiteit, Observatie, Kleine afwijking of Grote afwijking), de eis waar ze bij hoort en wat de auditor vond. Een kleine of grote afwijking volg je op met Afwijking openen: Trustbird maakt dan een afwijking met het onderwerp, de eis en de omschrijving van de bevinding. De bevinding verwijst daarna naar die afwijking.
Het rapport is een pdf met de planning, de auditor, de conclusie en de bevindingen. Iedereen in de workspace kan het downloaden, en de uitkomsten komen terug in de directiebeoordeling.
Als het niet lukt
Ik kan de audit niet opslaan met een datum bij Uitgevoerd op
Een audit geldt pas als uitgevoerd als de onafhankelijkheid van de auditor is bevestigd. Zet de schakelaar De auditor is onafhankelijk van wat geaudit wordt aan en vul bij Waarom de auditor onafhankelijk is een korte uitleg in.
De keuzelijst Eisen is leeg
Je kunt alleen eisen kiezen uit normen die je workspace heeft ingevoerd. Voer eerst een norm in via de groep Aantonen.
De geplande datum is gemarkeerd
De geplande datum is verstreken terwijl de audit nog niet als uitgevoerd is vastgelegd. Voer de audit uit en vul Uitgevoerd op in, of plan hem opnieuw met een nieuwe datum.
Ik kan een bevinding niet verwijderen
Een bevinding waaruit al een afwijking is geopend, blijft staan zodat de koppeling bewaard blijft. Bevindingen toevoegen en wijzigen kunnen eigenaren en leden, en adviseurs met bewerkrechten voor de module Verbetering.
Schermen waar dit over gaat
- Interne audits