Documenten op verzoek
Laatst gecontroleerd op
Bij Documenten op verzoek staan de vastgestelde documenten die klanten via je trustpagina kunnen aanvragen. Ze accepteren eerst een NDA en krijgen pas een persoonlijke downloadlink nadat iemand van je workspace de aanvraag heeft goedgekeurd.
Waarom dit je organisatie beschermt
Grotere klanten willen vaak je volledige informatiebeveiligingsbeleid of een ander belangrijk document lezen voordat ze tekenen. Stuur je pdf's rond per mail, dan weet je al snel niet meer wie wat heeft, en welke versie. Delen op verzoek zet elk exemplaar achter een NDA, een besluit van je eigen mensen en een link die verloopt, en legt vast wie welke versie heeft gekregen en wanneer die is gedownload.
Stappen
- Zorg dat het document is vastgesteld op het scherm Documenten.
- Open als eigenaar Documenten op verzoek in de groep Aantonen en klik op Document op verzoek aanmaken.
- Kies het Document. Laat Tekst van de NDA leeg voor de standaard geheimhoudingsafspraken van Trustbird, of plak je eigen tekst. Klik op Aanmaken.
- Controleer of de trustpagina aan staat. Het document staat daar dan met een link Toegang aanvragen.
- Handel binnenkomende aanvragen af bij Aanvragen voor documenten.
De lijst toont per Document of de NDA de Standaardtekst of een Eigen tekst gebruikt, of het Beschikbaar op verzoek is, en hoeveel aanvragen Wachtend en Goedgekeurd zijn.
Wat de aanvrager krijgt
De aanvrager krijgt altijd de versie van het document die geldt op het moment van goedkeuren. De persoonlijke link werkt zeven dagen. Bovenaan de pdf staat met wie het document in vertrouwen is gedeeld en op welke datum.
Een document uitzetten
Bij een bestaande regel kun je Beschikbaar op verzoek uitzetten. Het document verdwijnt dan van de trustpagina en links die al zijn verstuurd, werken niet meer. De tekst van de NDA kun je altijd wijzigen; het document zelf niet, dus maak een nieuwe regel aan als je een ander document wilt aanbieden.
Trustbird geeft geen juridisch advies. De standaard-NDA dekt de basis van geheimhouding; heb je meer nodig, gebruik dan je eigen tekst.
Als het niet lukt
Ik kan geen document op verzoek toevoegen of wijzigen
Alleen de eigenaar van de workspace beslist welke documenten op deze manier de organisatie mogen verlaten. Leden en adviseurs kunnen de lijst wel zien.
Het document dat ik wil, staat niet in de lijst
Je kunt alleen vastgestelde documenten delen, en elk document maar één keer. Stel het eerst vast op het scherm Documenten, of open de regel die er al voor bestaat.
Klanten vinden het document niet
Documenten staan alleen op de trustpagina zolang die aan staat en zolang Beschikbaar op verzoek voor het document aan staat.
Schermen waar dit over gaat
- Documenten op verzoek