Taaksjablonen
Laatst gecontroleerd op
Taaksjablonen bevat de taken die Trustbird klaarzet als een collega begint of vertrekt, of als je een leverancier of systeem toevoegt. De eigenaar van de workspace past ze aan op jullie werkwijze of zet ze uit.
Waarom dit je organisatie beschermt
Veel gaten ontstaan op momenten van verandering: de vertrekker wiens account nog maanden actief blijft, de nieuwe leverancier die niemand beoordeelde, het systeem zonder eigenaar. Met een vaste lijst vervolgtaken voor die momenten hoeft niemand ze te onthouden, en elke taak heeft een eigenaar, een termijn en de reden waarom hij ertoe doet. ISO 27001 raakt deze momenten in meerdere maatregelen uit Annex A, zoals die over toegangsrechten en over leveranciers.
Stappen
- Open Taaksjablonen in de groep Organisatie.
- Loop de lijst door. Elke regel toont de Gebeurtenis, de Taak met de reden eronder, de Eigenaar, de Termijn en of hij Actief is.
- Klik bij een taak op Aanpassen om hem te wijzigen.
- Wijzig de Taak of Waarom het ertoe doet, kies een Functie die de taak oppakt, of stel de Termijn in dagen in. Zet Actief uit als de taak niet meer aangemaakt moet worden.
- Klik op Verzenden. Wil je je wijzigingen later terugdraaien, klik dan op die regel op Terug naar standaard.
Trustbird levert vier gebeurtenissen, elk met een eigen reeks taken in gewone taal.
- Collega begint Een account aanmaken, meerfactorauthenticatie aanzetten, het beleid lezen en accepteren, de bewustwordingstraining, de toegangsrechten goedkeuren en het apparaat registreren.
- Collega vertrekt De toegang tot alle systemen intrekken, laptop en telefoon innemen, de gedeelde wachtwoorden wijzigen die de collega kende, en zijn systemen, leveranciers en risico's overdragen.
- Nieuwe leverancier Beoordelen of de leverancier betrouwbaar is, de verwerkersovereenkomst vastleggen en bepalen hoe kritiek de leverancier is.
- Nieuw systeem Vastleggen wie eigenaar is, inrichten wie toegang krijgt, de risico's opnieuw beoordelen en vastleggen hoe er een back-up wordt gemaakt.
Waar de taken vandaan komen
Je start een gebeurtenis op het record waar hij over gaat: Collega begint en Collega vertrekt in het menu van een regel bij Mensen, Taken voor leverancier klaarzetten bij Leveranciers en Taken voor systeem klaarzetten bij Bedrijfsmiddelen. De taken hangen aan dat record en verschijnen bij Taken.
Eigenaar
De standaardeigenaar van een taak is Eigenaar van het record of Nog niemand. Bij een collega is de eigenaar van het record die collega zelf; bij een leverancier of bedrijfsmiddel is het de eigenaar die daar staat. Kies je bij Functie die de taak oppakt een functie, dan krijgt de eerste persoon met die functie de taak, op volgorde van achternaam. Vervult niemand de functie, dan geldt de standaardeigenaar.
Als het niet lukt
Taaksjablonen staat niet in het menu
Alleen de eigenaar van de workspace kan taaksjablonen zien en wijzigen. Leden en adviseurs zien dit scherm niet.
Taken worden aangemaakt zonder dat iemand ze heeft
Sommige sjablonen hebben Nog niemand als standaardeigenaar, en een sjabloon voor de Eigenaar van het record vindt niemand als de leverancier of het bedrijfsmiddel geen eigenaar heeft. Vul de eigenaar in op dat record, of klik op Aanpassen en kies een Functie die de taak oppakt.
De termijn is niet op te slaan
Vul een heel aantal dagen in van 0 tot en met 365.
Er kwamen minder taken dan verwacht
Een sjabloon dat uit staat maakt niets aan, en een taak die voor hetzelfde record nog openstaat wordt niet nog een keer aangemaakt.
Schermen waar dit over gaat
- Taaksjablonen