Taken
Laatst gecontroleerd op
Taken bevat alle taken van de workspace. Je maakt een taak aan met een actie, een reden, een eigenaar, wie hem uitvoert, een prioriteit en een deadline, koppelt hem aan een risico of maatregel, en rondt hem af als hij klaar is.
Waarom dit je organisatie beschermt
Afspraken over beveiliging tellen pas als iemand ze uitvoert. Een taak maakt dat concreet: wie doet wat, wanneer, en waarom. Hij laat ook een spoor na. Vraagt een auditor of klant hoe je een incident of risico hebt opgevolgd, dan laten de afgeronde taken dat zien, met datum en naam.
Stappen
- Open Taken in de groep Vandaag en klik op Taak aanmaken.
- Schrijf de actie bij Titel en bij Waarom dit ertoe doet één zin over waarom het de moeite waard is.
- Koppel de taak aan de risico's of maatregelen waar hij bij hoort, als die er zijn.
- Kies de Eigenaar en bij Toegewezen aan wie hem uitvoert, en vul Prioriteit, Status en Deadline in.
- Klik op Aanmaken. De taak verschijnt onder Mijn taken van degene aan wie hij is toegewezen.
- Klik in de lijst op Afronden als het werk gedaan is.
De lijst toont alle taken van de workspace, de eerstvolgende deadline bovenaan en taken zonder deadline onderaan. Elke regel begint met de actie, met daaronder de reden en het gekoppelde risico of de maatregel, en daarnaast Toegewezen aan, Prioriteit, Status en Deadline.
De velden
- Titel: de actie, geschreven als iets om te doen.
- Waarom dit ertoe doet: één zin voor wie dit oppakt. Optioneel bij taken die je zelf aanmaakt, altijd aanwezig bij taken die Trustbird klaarzet.
- Risico's waar deze taak bij hoort en Maatregelen waar deze taak bij hoort: koppel de taak aan wat hij beschermt.
- Omschrijving: eventuele verdere toelichting.
- Eigenaar: wie ervoor instaat dat de taak gebeurt. Toegewezen aan: wie hem uitvoert.
- Prioriteit: Laag, Normaal, Hoog of Urgent. Status: Open, In behandeling, Afgerond of Geannuleerd.
- Deadline: wanneer het klaar moet zijn.
Dekt ook af
Hangt een taak aan een maatregel, dan toont de detailpagina een ingeklapt blok Dekt ook af. Daarin staan de eisen uit je geadopteerde normen die die maatregelen afdekken, zodat je ziet aan welke delen van een norm het werk bijdraagt.
Taken op andere schermen
Je kunt een taak ook aanmaken vanuit het record waar hij over gaat, bijvoorbeeld een leverancier, een bedrijfsmiddel, een persoon, een incident of een directiebeoordeling. Daar maak je een nieuwe taak aan of koppel je een bestaande, en de taak verschijnt ook hier en onder Mijn taken.
Als het niet lukt
De lijsten Eigenaar en Toegewezen aan zijn leeg, of er ontbreekt een collega
Beide velden kiezen uit de personen onder Mensen in de groep Organisatie, niet uit de leden van de workspace. Voeg de collega daar eerst toe.
Ik kan geen taken aanmaken of wijzigen
Eigenaren en leden kunnen taken aanmaken en wijzigen. Een adviseur kan dat pas als de eigenaar van de workspace hem bewerkrechten geeft voor de module Verbetering. Verwijderen is voorbehouden aan eigenaren en leden.
Waarom dit ertoe doet is bij sommige taken niet te wijzigen
Die taak is klaargezet door Trustbird, bijvoorbeeld voor een review of toen een collega begon. De reden komt van Trustbird en staat gemarkeerd als Klaargezet door Trustbird.
Ik kan een taak niet terugvinden
Zoek op de titel, of kijk of de filters Prioriteit en Status boven de lijst aan staan. Afgeronde en geannuleerde taken blijven in de lijst staan.
Schermen waar dit over gaat
- Taken